Mutkainen tie kai perille myös vie, lauletaan erään 1980-luvun puolivälissä aloittaneen suomalaisen tanssiorkesterin tahtiin. Kuljetusalan kirjanpidon tiet ovat mutkikkaita, mutta osaava kirjanpitäjä voi jättää omasta rohkaisulaulustaan kain pois, perille päästään kyllä montuista ja mutkista huolimatta.
Tutustutaanpa taloushallinnon erityispiirteitä edustavaan kuljetusalaan tarkemmin, josta asiantuntijat Sirpa Koponen ja Tommi Colliander ovat kirjoittaneet aiemmin Tilisanomissa.
Kuljetusalalla on sekä henkilöstöhallintoon, rahoitukseen että kirjanpitoon liittyviä erityispiirteitä, joihin taloushallintoa hoitavien on järkevää perehtyä perusteellisesti. Pelkästään kotimaassa toimivien kuljetusliikkeiden erityispiirteitä on niitäkin useita, ja varsinkin jos toiminta-alueena ovat muut EU-maat ja EU-alueen ulkopuoliset maat, on näitä osattavia asioita vielä huomattavasti enemmän.
Myyntilaskutus ja tilitykset ovat kulketusalalla yleisiä: työt hoidetaan tyypillisesti erilaisten tilauskeskusjärjestelmien kautta. Tuolloin laskutus tapahtuu lähes poikkeuksetta niin sanottuna itselaskutuksena eli palvelun ostava osapuoli laatii tilityslaskelmat ja tilittää niiden mukaan maksut kuljetusliikkeelle.
Usein on myös niin, että kuljetusliike hankkii esimerkiksi polttoainetta tilauskeskuksen kautta ja nämä kuitataan tilityksissä. Selkeyden vuoksi nämä on syytä käsitellä bruttomenetelmällä eli siten, että polttoaineosto kirjataan kuluksi kuljetusliikkeen kirjanpitoon ja myynti tilitetään bruttona. Sen sijaan tilauskeskuksen veloittama provisio on mielestämme vain laskentatapa, eli kuljetusliikkeen liikevaihtoa olisi provisiolla vähennetty summa.
Kuljetusliike hankkii liiketoimintansa käyttöön tulevat ajoneuvot usein vieraalla pääomalla. Rahoitusmuotona voivat olla pankkilaina, osamaksusopimus tai leasingsopimus. Tavallisen pankkilainan vakuutena on usein yrityksen tai yrittäjän muu omaisuus tai ajoneuvokiinnitys. Leasingsopimuksessa on kyse vuokrasopimuksesta, jolloin esine on vuokranantajan omaisuutta. Suunniteltaessa rahoitusta ovat rahoitusmuodon valintaan vaikuttavia tekijöitä vakuuden lisäksi se, miten pitkäksi aikaa ajoneuvolle on ns. varmaa ajoa.
Leasingsopimuksesta luopuminen kesken vuokrakauden voi tulla kalliiksi, joten yrityksen kannattaa varmistaa töiden jatkuvuus silloin kun investointimuodoksi valitaan leasing. Nykyään rahoittajat vaativat yritykseltä omavastuuosuutta, joten leasingsopimuksessa peritään ensimmäinen erä korotettuna. Korotetun vuokraerän kirjaamisesta ei ole suoranaisia ohjeita. Vaihtoehtoina ovat erän kirjaaminen suoraan kuluksi maksuhetkellä, erän jaksottaminen tasaisesti kaikille vuokrakuukausille tai erän käsitteleminen mahdollisessa ajoneuvon lunastusvaiheessa vuokrakauden päättyessä.
Kirjanpidon kannalta kirjausratkaisussa kannattaa ottaa huomioon varovaisuuden periaate. On syytä tarkistaa, onko esineelle käyttöä koko sopimusajaksi. Mikäli on todennäköistä, että esineestä luovutaan ennen sopimuskauden päättymistä, on ensimmäisen erän kirjaaminen harkittava varovaisuuden periaatteen mukaan. Verotuksen kannalta ensimmäisen erän kirjaaminen heti kuluksi voi olla ongelmallista. Arvonlisäverotuksessa vuokraerien sisältämä vero saadaan vähentää laskumerkintöjen mukaan suorite-tai maksuperiaatteella.
Kun vuokraesine mahdollisesti lunastetaan vuokrakauden päättyessä, on se kirjanpidossa ja myös verotuksessa taseeseen kirjattava erä. Laskujen ostoreskontrakäsittelyn tai oikeammin jaksottamisen osalta on tiedostettava, että varsinkin verkkolaskuina tulevat laskut siirtyvät ostoreskontraan niiden laskupäivän mukaan, joka on useimmiten aikaisemmin kuin miltä kaudelta lasku on. Jos summat ovat merkittäviä, on jaksotus syytä hoitaa, jotta kirjanpidon raportointi olisi oikeanlaista. Kirjanpitolaki sallii rahoitusleasingsopimuksen käsittelemisen osamaksusopimuksena, mutta koska tuloverotus tapahtuu vuokrasopimuksen mukaan, ei tuon uuden tavan käyttöönottoon kannattaa rynnätä harkitsemattomasti.
Osamaksusopimuksessa esineen omistusoikeus siirtyy kun kauppahinta on kokonaan maksettu, eli ostettu esine toimii vakuutena. Esine merkitään kirjanpitoon omaisuudeksi hankintahetkellä, ja osamaksulla maksettava määrä on velkaa yhtiön taseessa. Osamaksulla ostettaessa hankintaan sisältyvän arvonlisäveron saa vähentää kerralla.
Usein sopiva yhdistelmä eri rahoitusmuotoja voi olla paras. Tämä nimenomaan siitä syystä, että yritys pystyy sopeutumaan muuttuviin työtilanteisiin ja toimeksiantoihin.
Uuden pakettiauton ensikäyttäjä maksaa autoveroa hankinnan yhteydessä. Tämä autoveron osuus ei sisällä vähennettävää arvonlisäveroa. Huomattavaa on, että auton myynti, tapahtuipa se sitten miten pian hyvänsä oston jälkeen, on kokonaan arvonlisäverollinen luovutus. Myös siis autoveron osuudesta tilitetään arvonlisävero.
Kuljetusliikkeiden poistosuunnitelmana on pääsääntöisesti kirjanpidon olettamasäännösten ohjaamana elinkeinoverolain enimmäispoistot. Kuitenkin, jos kalustohankinta on tapahtunut tilikauden lopulla, on yleistä, että tältä osin poistoa tehdään ajan kulumisen perusteella.
Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan 1854/2010 ohjeistanut kuljetusliikkeen ajoneuvokulujen kirjaamista. Yleisesti lautakunta on kuvannut menojen kirjaamispaikkaa tuloslaskelmaan siten, että tuloslaskelman järjestys kuvastaa ajatusta siitä, että kulu merkitään sitä ylemmäksi tuloslaskelmassa, mitä välittömämpi on sen yhteys ulkopuolisille luovutettavien hyödykkeiden aikaansaamiseen asianomaisen kirjanpitovelvollisen liiketoiminnassa.
Lausunnossa ohjeistetaan, että
Kuljetusalalla on yleissitova työehtosopimus. Alalla käytetään usein 2 viikon tasausjaksoja työn luonteen vuoksi. Työaikakirjanpidon vaatimukset koskevat kaikkia työnantajia ja kuljetusalan ajoaikasäännökset hoidetaan ajopiirturijärjestelmien avulla. Vastuu työaikakirjanpidon järjestämisestä on aina työnantajalla. Valvontaa suorittavat kissalan poikien lisäksi työsuojeluviranomaiset. Ajoaikasäännösten valvonta on kaiken aikaa kiristynyt ja tullee edelleen kiristymään. Uutisoinnissa tulee usein esille onnettomuuksia, joissa osapuolena on raskas ajoneuvo. Nämä uutiset aiheuttavat paineita valvonnalle, vaikka onnettomuuksien syyt löytyvät usein muista osapuolista.
Ikävän usein yritykset sopivat työntekijöiden kanssa palkkauksen ”kilometrijuoksuna” tai siten, että sovittu palkka sisältää lisät ja muut korvaukset. Tästä sopimistavasta on syytä kuitenkin varoittaa, koska näistä lisiä peritään usein oikeusteitse ja ne tulevat usein maksettaviksi jälkikäteen. Vuorolisiä maksetaan mm. ilta-, yö- ja sunnuntaityöstä. Lisäksi alalla on työajan lyhentämisjärjestelmä, jossa kokoaikatyöntekijöille maksetaan lyhennyskorvausta tehtyjen tuntien mukaisessa suhteessa. Järjestelmällä kautta tulevat korvatuksi myös arkipyhät.
Työehtosopimuksen päivärahat ovat aikarajoiltaan korkeammat ja euromääriltään pienemmät kuin Verohallinnon kustannuskorvauspäätöksen säätämät enimmäispäivärahat. Käytännössä työehtosopimuksen säätämiä päivärahoja suurempien maksujen maksaminen ei ole kompensoinut lisien maksamatta jättämistä riitatilanteissa. Kuljetusalan henkilöstöhallintoa hoitavien kannattaa perehtyä ajoaikalain ja työehtosopimuksen määräyksiin ja noudattaa niitä, jotta kalliilta jälkimaksuilta ja muilta sanktioilta vältytään.
Logistiikka-alalla on tavallista, että kuljetuksia ketjutetaan ja hoidetaan alihankintaverkoston avulla. Näillä toimilla tasataan kapasiteettia ja vältetään tyhjiä paluukyytejä. Tilaajavastuulaki koskee kuljetusalan alihankintaa, joten päämies on velvollinen tarkastamaan alihankkijansa talousasiat säännöllisesti.
Kuljetusliiketoiminta on tänä päivänä erittäin hektistä ja vaatii sopeutumista kaikilta osapuolilta. Oikeiden investointiratkaisujen löytäminen sekä ajokalustosta ja henkilöstöstä huolehtiminen ovat keinoja joilla kuljetusliike menestyy tiukassa kilpailussa. Taloushallinnon lainalaisuuksien tunteminen ja oikea raportointi on sekin seikka, joka auttaa yritysjohtoa arvioimaan ja suunnittelemaan toimintaansa.
Ulkomailla toimivan kuljetusliikkeen täytyy ottaa huomioon monia asioita taloushallinnossaan verrattuna pelkästään kotimaassa toimivaan. Iso osa näistä liittyy arvonlisäverotukseen, etenkin kuljetusvälineistön korjauksiin ja tankkauksiin. Näiden suhteen haasteena on eri maissa toimivien yrityksien erilaiset käytännöt, vaikka samojen säännösten pitäisi olla voimassa koko Euroopan Unionin alueella.
Lähdettäessä Eurooppaan viemään suomalaisia tuotteita rekka-autolla ensimmäinen kirjanpidon tapahtuma on auton tankkaaminen. EU:n alueella tapahtuneista tankkauksista kuljetusliike saa kyseisen maan arvonlisäveron sisältävän laskun tai kuitin. Yhtiö ei pysty vähentämään laskussa olevaa arvonlisäveroa kotimaan käytäntöjen tapaan. Toisen EU-maan arvonlisäveron voi hakea palautuksena kyseisen maan viranomaisille lähetettävällä hakemuksella. Lisäksi eri mailla on erilaiset käytännöt muun muassa arvonlisäveron palautuksen alarajaan liittyen ja siihen, miten mahdolliset virheelliset ilmoitukset korjataan. Eduksi on, että kuljetusliikkeen organisaatiossa on kyseisen maan kieltä osaavia, sillä monesti esimerkiksi viranomaisten lähettämät selvityspyynnöt ovat vain paikallisella kielellä.
Kirjaamiseen on kaksi eri tapaa: laskun sisältämä vero kirjataan suoraan saamisiin tai vaihtoehtoisesti saatu vero tuloutetaan haku-tai palautusvaiheessa. Jälkimmäinen tapa lienee järkevä summien ollessa pieniä. Veron kirjaaminen laskun maksuvaiheessa saamisiin antaa kirjanpidon raportteihin oikeammat tiedot. Kirjanpitoon voi olla järkevää perustaa oma kirjanpidon tili, jonne ulkomaan arvonlisäverosaamiset kirjataan. Arvonlisäverosaamisia kirjattaessa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta siten, että kaikkea ulkomaan laskuihin sisältyvää arvonlisäveroa ei kirjata saamisiin. Voi olla, että kaikkea ei saada takaisin palautuksina ja alv-palautushakemusten käsittelyajat voivat olla pitkiä. Paljon ulkomailla tankkaavalla kuljetusliikkeellä voi olla taseessaan merkittävä määrä ulkomaan arvonlisäverosaamisia, mikä voi aiheuttaa ongelmia kuljetusliikkeen maksuvalmiuteen.
Matka jatkuu ja kuljettaja huomaa moottorissa vian, joka vaatii huoltoa. Mikäli kuljettaja kykenee tekemään huollon itse ja selviää pelkän varaosan ostamisella, tulisi kuljetusliikkeen saada arvonlisäverollinen tosite varaosasta. Kyseessä ei ole varaosan myyjän kannalta ns. yhteisömyynti, jolloin varaosa kuljetettaisiin toiseen EU-maahan ennen sen käyttöönottoa.
Varaosalaskujen osalta toimitaan arvonlisäveron palautuksen kanssa samalla tavalla kuin polttoainelaskujen kanssa. Mikäli rekka tarvitsee EU-alueella toimivan korjaamon palveluja, on arvonlisäverokäytäntö toisenlainen. Auton huoltaminen kuuluu niin sanotun käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden piiriin. Tällöin palvelujen myyntimaasäännösten mukaan arvonlisäveron maksaa ostaja. Tämä tarkoittaa, että kuljetuskalustoa huollettaessa yhteisön alueella olevassa korjaamossa, jolla on EU:n alv-tunniste eli VAT-tunnus, tulisi kuljetusliikkeen saada koko lasku varaosineen ilman arvonlisäveroa edellyttäen, että lasku sisältää työtä.
Lisäksi korjaamon tulee tehdä yhteisöpalvelumyynnin ilmoitus, jossa korjaamo raportoi suomalaisen kuljetusliikkeen VAT-tunnisteen ja tälle myydyn summan. Laskulla tulee olla lisäksi oikeanlaiset laskumerkinnät mm. asiakkaan, eli suomalaisen kuljetusliikkeen arvonlisäverotunniste, sekä maininta yhteisöpalvelumyynnistä.
Vaikka arvonlisäverodirektiivi koskee kaikkia EU-maita, varsin usein laskuilla voi olla virheellisesti arvonlisävero, vaikka kyseessä olisi oikeasti yhteisöpalvelu. Toisinaan lasku on virheellisesti käsitelty palvelumyyntinä, vaikka on ostettu pelkkiä varaosia. Mikäli kauppakumppanin kanssa toimiminen on säännöllistä, voi olla järkevää yrittää saada kumppani muuttamaan käytäntöään oikeaksi, vaikka se voi olla hankalaa. Muuten kannattaa kirjanpidossa käsitellä tositteet laskumerkintöjen mukaisesti. Muutoin eri maiden viranomaisten ristiin tarkastaessa eri yritysten arvonlisäveroilmoituksia saattaa tulla turhia selvityspyyntöjä.
Kun auto on saatu huollettua, matka voi jatkua. Matkan varrella Suomesta poikkeavia kustannuksia ovat ainakin toistaiseksi tiemaksut. Nämä voivat olla arvonlisäverollisia tai verottomia riippuen eri maiden säännöksistä. Lisäksi ulkomailla toimiva kuljetusliike voi joutua maksamaan erilaisia viranomaismaksuja. Tiemaksuihin ja mahdollisiin muihin kuluihin liittyvän arvonlisäveron voi yrittää saada palautuksena jo aiemmin mainitulla hakumenettelyllä.
Nyt rekka on saatu tankattua ja huollettua ja tavara on löytänyt perille. Mahdolliset tiemaksut on myös maksettu. On aika lähettää kuljetuksesta lasku. Mikäli asiakas on suomalainen yritys tai kuluttaja, on lähetettävä lasku normaali Suomen arvonlisäveron sisältävä lasku, jonka arvonlisäveron kuljetusliike tilittää normaalisti Suomen veroviranomaisille.
Mikäli kuljetus suuntautuu EU:n ulkopuolelle, kuljetuksesta annetaan asiakkaalle arvonlisäveroton lasku huolimatta siitä, että asiakas olisi suomalainen yritys. Mikäli asiakas on EU-alueella toimiva VAT-tunnuksellinen yritys, siirrytään käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden piiriin. Menettely on sama kuin korjaamopalveluja ostettaessa. Tällöin laskussa ei ole arvonlisäveroa ja siinä tulee olla ostajan VAT-tunnus ja maininta että kyseessä on EU-palvelumyynti. Lisäksi kuljetusliikkeen tulee tehdä myynnistä arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus.
Kun kuljetusliike on saanut kuorman purettua voi olla seuraavan kuljetuksen vuoro. Mikäli rekka ei palaakaan tyhjänä Suomeen, vaan jatkaa kuljetuksia toisessa EU-maassa kyseeseen voi tulla sovellettavaksi ns. kabotaasisäännökset. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kuljetusliike voi tehdä kolme lisäkuljetusta seitsemän päivän sisällä kansainvälisen kuljetuksen päättymisestä ennen rajalle palaamista.
Kuljetusalalla erilaiset sakot ja sanktiot ovat hieman yleisempiä kuin muilla aloilla. Tyypillisimpiä ovat pysäköintivirhemaksut, ylinopeussakot, ylikuormamaksut, piirturirikkomukset, ajoaikasäännösten rikkomisesta tulevat sanktiot jne. Sanktiot ovat seuraamuksia säännösten rikkomisesta, joten niihin liittyy tuloverotuksessa vähennyskelvottomuuksia. Verotuksen säännöksiä pohdittaessa on ensin ratkaistava, kenelle kustannus kuuluu.
Ensinnä on syytä varmistaa, kuka on saanut tämän ”rangaistuksen” eli kenen maksettavaksi maksu kuuluu. Kuljettajalle voidaan määrätä tieliikennesäännösten rikkomuksista johtuvia sakkoja ja maksuja. Jos yritys päättää maksaa kuljettajalle määrätyt sakot, tulee ne käsitellä kuljettajan veronalaisena etuutena, samalla tavoin kuin luontoisedut. Maksuja voidaan määrätä myös yritykselle. Mikäli ”syylliseksi” todetaan yhtiö, on maksu kirjanpidollisesti yhtiön kulua, toki verotuksessa tällaiset maksut ovat vähennyskelvottomia. Lain perusteluissa todetaan, että lainvastaisen teon johdosta määrättyjen taloudellisten seuraamusten vähentämistä tuloverotuksessa ei voida pitää asianmukaisena. Kirjanpitäjän on hyvä huomata tällaiset vähennyskelvottomat erät ja ohjata yritysjohtoa niiden oikeanlaiseen käsittelyyn.
Lähteet:
Tilisanomat, 2/2018. Colliander, T. & Koponen, S. Kuljetusalan mutkainen taloushallinto.
Tilisanomat, 2/2018. Colliander, T. & Koponen, S. Ulkomailla toimiva kuljetusliike – lisää mutkia matkaan
Aukioloajat: ma-to klo 8.30 - 16.00 pe klo 9.00 - 15.00. Kesäaikana pe suljettu. Korona-aikaan olemme osittain etätyössä.
